Qu’est-ce que la facturation électronique ?

facturation électronique

La facture électronique est devenue une démarche obligatoire. En effet, la dématérialisation de la facture implique le passage des données en format papier vers des données en format électronique ou numérique. Sachez que celle-ci garde sa valeur fiscale.

Fonctionnement de la facture électronique

En France, la législation fiscale (article 289 bis et art 289V du CGI) propose 2 modèles EDI pour numériser une facture. À savoir : l’EDI dans un format classique structuré et l’EDI dans un format non structuré (en pdf ou word). Ensuite, elle peut être automatiquement émise, transmise et reçue suivant un procédé électronique bien structuré pour ainsi faciliter son traitement.

Puis, tout comme le modèle en version papier, c’est une démarche obligatoire qui requiert l’inclusion des mentions obligatoires suivantes. À savoir : le nom et adresse du client et assujetti, le NII a la TVA de l’assujetti, le NI a la TVA de l’acquéreur et vendeur, le NI a la TVA du prestataire et preneur de la prestation, le NII avec nom et adresse du représentant fiscal d’une personne hors UE, la date d’émission, le numéro unique, la quantité-dénomination et prix unitaire des biens ou services livrés ou rendus, rabais-remises-ristournes-escomptes, date de réalisation ou achèvement de la livraison des biens ou services, le montant de la taxe due, la mention indiquant la mesure d’exonération, la mention auto liquidation pour un preneur ou acquéreur redevable a l’imposition, la mention auto facturation pour l’émission d’une facture au nom et pour le compte du redevable, la mention RP-AV pour une application régime particulier agence de voyage, la mention RP-BO ou RP-OA ou RP-OCA suite a une vente des œuvres d’art ou objets antiques ou objets de collection ou encore biens d’occasion, détails du moyen transport neuf ainsi que les impôts-droits-taxes-prélèvements et le prix d’adjudication du bien et frais accessoires pour la livraison aux enchères publiques desdits biens…

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Différents types de facture électronique

Désormais, vous pouvez trouver sur le marché différents types de facture électronique. Comme la facture pdf, la facture mixte et la facture structurée : 

  • La facture pdf A3: est souvent recevable depuis votre mail ;
  • La facture mixte : mélange le modèle pdf A3 et celui structuré Xml. En effet, celle-ci contient des données bien structurées sur logiciel et une image cohérente pour le collaborateur. C’est devenu plus souple dématérialiser votre facture grâce à ce modèle ;
  • La facture structurée EDI : facilite l’automatisation des tâches de saisie même présente dans un format numérique illisible pour l’homme. Celle-ci permet également : l’automatisation des échanges de facture, l’automatisation de l’extraction des données, l’automatisation de la traduction des données conformément aux normes légales en vigueur…

Avantages de la mise en place de la facture électronique

En dématérialisant votre facture, vous serez libéré des tâches chronographes et manuelles, le coût du papier, le coût de l’envoi, la partie envoi et réception ainsi que l’archivage liées au modèle papier. Ensuite, sur le plan écologique, cela évite la pollution générée par la fabrication du papier, le rejet du CO2 par le transport classique de la facture et le stockage physique. Puis, vous pouvez travailler en toute rapidité et sécurité pour éviter le temps d’envoi, de réception, de mise sous pli, de l’ouverture ainsi que la saisie classique. En effet, l’avantage de travailler dans le cadre de la dématérialisation réside dans le gain de temps grâce à l’automatisation, d’argent et d’énergie considérable. Aussi, dans le cadre d’un télétravail, sachez que votre facture est accessible à distance. Par ailleurs, avec les différentes interventions des dispositifs législatifs et de la modernisation de l’économie, l’utilisation de la facture électronique est devenue obligatoire et bénéficie d’une existence juridique.

Par ailleurs, techniquement, l’utilisation de la facture électronique :

  • Limite les risques de fraudes souvent commises volontairement ou involontairement ainsi que les éventuelles survenances des contentieux suite à l’usage des envois sécurisés ;
  • Facilite le règlement des transactions fournisseurs ;
  • Accélère les délais de paiement, notamment dans le cadre de l’EDI ;
  • Facilite le temps de traitement des factures clients ;
  • Simplifie la consultation, le classement ainsi que l’archivage des données numériques ;
  • Apporte plus de qualité et de fiabilité aux informations ;
  • Automatise le rapprochement bon de livraison, bon de commande et commande facture ;
  • Facilite le contrôle en interne ;
  • Réduit l’impact environnemental grâce à la politique du zéro papier…
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