Avoir une bonne gestion de ses activités ainsi que de ses produits est une chose indispensable pour toute entreprise moderne. De nombreux moyens sont aujourd’hui mis en œuvre afin de réaliser cet objectif. Parmi eux, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité est une initiative vers laquelle beaucoup de leaders se tournent dus aux avantages qu’il peut offrir. Savoir comment choisir votre logiciel de comptabilité devient important dans ce contexte.
Le principe
En premier lieu, il est nécessaire de connaître ce qu’est un logiciel comptable. Pour bien se retrouver dans ses comptes, dans ses activités ainsi que dans la facturation de ses produits, une entreprise doit mettre en place des processus de gestion. Les réaliser manuellement peut faire perdre du temps et de l’argent en conséquence, cela est évité en optant pour un logiciel de comptabilité. Ce dernier est un outil informatique qui a pour objectif d’aider les entreprises ainsi que les particuliers à organiser proprement leur comptabilité. Généralement, il sera acheté sur des sites en ligne, mais en présence de bon développeur, il est possible qu’une entreprise le réalise elle-même. Ainsi, cet outil pourra remplir différentes tâches comme le contrôle des achats et des ventes, l’intégration des relevés ainsi que des cartes bancaires ou encore une édition directe des documents (bilan, plan comptable, grand livre, compte résultat).
Le fonctionnement
Le logiciel de gestion comptabilité passe par plusieurs étapes pour fonctionner correctement. Pour une bonne tenue du logiciel, il vous faudra intégrer au préalable toutes les informations nécessaires à son fonctionnement, comme la liste des produits achetés et vendus, ainsi que les entrées et les sorties financières. Par la suite, le logiciel sera apte à créer des plans et des journaux comptables dans lesquels il pourra classer et organiser les différentes informations (comptes, libellé, nature, TVA…). Par ailleurs, il sera aussi en mesure d’éditer la balance comptable générale en cas de changement, et pourra la clôturer lorsqu’elle arrive à terme. Néanmoins, il faut prendre en compte que les fonctionnalités peuvent varier si vous utilisez un logiciel local, ou un logiciel de comptabilité en ligne.
Les avantages
Opter pour un logiciel de ce genre vous octroiera plusieurs avantages. Le premier est lié au temps, car il vous permettra un énorme gain de temps grâce à une saisie simple et unique des données. Cette méthode permettra un calcul automatisé ainsi qu’une retransmission plus efficace des taxes. Ainsi, vous aurez accès à une consultation et une diffusion beaucoup plus rapide des documents.
Le deuxième avantage est le côté pratique. Se tourner vers un outil comptable réduira automatiquement les risques d’erreurs, et vous pourrez éviter les doublons, les répétitions ainsi que les fautes de saisies. De plus, à chaque nouvelle action de l’entreprise, le logiciel mettra à jour instantanément les documents.
Enfin, il vous offrira une vision plus claire et plus globale sur les clients et les fournisseurs. Une meilleure vision signifie une meilleure organisation, vous serez plus apte à réagir aux problèmes s’ils sont mieux exposés.
Les critères de choix
Afin d’avoir un logiciel qui correspond à vos besoins ainsi qu’à vos attentes, il est essentiel de prendre en compte quelques critères. Il faudra d’abord vérifier sur quel système d’exploitation fonctionne l’entreprise, un logiciel qui sera adapté à Windows peut ne pas l’être sur Mac. Dans cet ordre, vous devez aussi connaître la nature de la structure. En effet, il existe de nombreux logiciel de facturation, mais il est important qu’il soit adapté à la nature de vos activités. Par exemple, si vous êtes une TPE/PME, choisissez votre logiciel en conséquence.
Ensuite, il faudra que le logiciel corresponde aux besoins de l’entreprise. Vérifiez d’abord qui va utiliser le logiciel, si l’utilisateur n’est pas un professionnel, vous pourrez prendre un logiciel simple d’usage. De plus, le nombre de personnes utilisant le logiciel doit aussi être pris en compte, car certains offrent un faible nombre d’accès. Si votre entreprise a une grande envergure, il convient de choisir un logiciel complet qui sera apte à réaliser toutes les opérations.
Suite à cela, les fonctionnalités qu’offrent le logiciel sont des facteurs importants. La plupart du temps, il possèdera une tenue de la comptabilité générale ainsi qu’une gestion des différentes transactions et une édition complète des informations. Vérifiez que le logiciel peut réaliser toutes les tâches que vous lui confierez.
Le dernier critère est le budget que vous voulez investir. Vous pouvez créer vous-même votre logiciel ou vous en procurer gratuitement. Le mieux, c’est d’en acheter. Dans cet ordre, vous devrez définir à l’avance le prix que vous voulez payer. Cependant, un logiciel coûteux ne représente pas l’assurance d’un travail efficace. Avant d’en acheter un, comparez-les entre eux afin de savoir lequel offre le meilleur rapport qualité-prix.