Innovant, convivial et pratique : un événement hybride est dans l’air du temps. À cheval entre un événement digital et physique, c’est une alternative intéressante aux événements classiques. En effet, il allie matériel et immatériel, présentiel et à distance. Selon leurs disponibilités et préférences, les participants peuvent de ce fait, y assister à distance ou sur place. Et si de nombreuses entreprises sont de plus en plus intéressées par l’organisation de ce type d’événement, il y a sûrement de bonnes raisons. Certes, la crise sanitaire actuelle constitue la principale contrainte, mais il s’agit également d’une bonne opportunité de proposer un nouveau moyen de communication et d’innover. Mais comment réussir un événement hybride ? Le point.
Définir les objectifs et savoir organiser un évènement hybride
Comme tout autre projet, la détermination des objectifs constitue l’étape principale. Pour réussir un évènement hybride, essayer de trouver des éléments de réponses à certaines questions s’avère essentiel pour y voir plus clair. Dans quel but avez-vous décidé d’organiser une assemblée générale, une convention, etc. ? Et pourquoi avez-vous décidé de le digitaliser ? En même temps, sachez que le repérage de vos cibles va de pair avec vos objectifs.
La seconde étape pour assurer la réussite d’un évènement hybride est sans doute une bonne organisation. Vous avez le choix de déléguer ou de tout faire en interne. Toutefois, l’avantage de recourir aux services d’un prestataire externe est de pouvoir proposer un résultat plus calibré tout en allégeant votre charge de travail. D’ailleurs, une organisation minutieuse est requise lors d’un tel évènement. En effet, il faudra prendre en considération plusieurs critères comme la date, le lieu, la durée des interventions, le nombre de participants, l’envoi des invitations, les modules d’interactions, ainsi que le déroulement de l’évènement pour ne pas en citer plus. Il est donc préférable de découvrir ce service et faire appel à une agence évènementielle.
Le contenu du programme et l’implication des participants
On entend souvent dire que le contenu est roi et c’est d’autant plus vrai dans le monde digital. En effet, lors de l’organisation d’un évènement hybride : le but ne consiste pas uniquement à capter l’attention du public (sur place), mais aussi de retenir les auditeurs (en ligne) qui auront une forte propension à se disperser. Pour ce faire, repensez à revoir les formats pour multiplier les temps forts afin de proposer une offre de contenu et de valeur. De la même manière, n’hésitez pas à multiplier et segmenter les sujets abordés tout au long de l’évènement pour maintenir votre auditoire le plus impliqué et le plus présent possible.
Dans cette même optique, offrez à votre public l’opportunité d’interagir avec la scène à travers des votes, des quiz, des sondages et des questions/réponses toutes les 15 minutes par exemple. En effet, une bonne interactivité offre aux parties prenantes la sensation d’avoir réellement participé et contribué à la valeur ajoutée de l’évent.
L’après-évènement et le suivi : des détails à ne pas négliger
Bien sûr, on a la possibilité de voir et revoir un évènement hybride grâce à la magie du digital. Profitez de cette occasion pour diffuser un replay à vos collaborateurs et aux absents. Il s’agit d’ailleurs d’une bonne manière de témoigner votre implication et votre sérieux.
Une dernière liste de liste de contrôle pour un évènement hybride réussi : le suivi. En effet, une diffusion terminée ne signifie pas que l’événement prend fin. Adoptez une bonne démarche qualité en envoyant, si possible, un formulaire de satisfaction ainsi qu’un mail de remerciement aux participants. Bien que cette étape soit souvent négligée, elle vous donne pourtant du crédit lors de vos prochains événements. Toutefois, n’oubliez pas de bien choisir la bonne plateforme de diffusion en fonction des objectifs événementiels (créer des partenariats, accroître la notoriété, obtenir des leads qualifiés) et des fonctionnalités indispensables.