Un logiciel paie est un outil informatique qui a pour objectif d’automatiser certaines taches dans l’administration d’entreprise. En acquérant ce logiciel, l’entreprise bénéficie des gains de temps, l’accroissement de la productivité et la réduction des erreurs qui peuvent se produire. Pour cela, le choix du logiciel de gestion de paie doit être effectué avec soin pour assurer la réussite d’une entreprise. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte.
Définition des besoins de l’entreprise
Avant de choisir un logiciel paie, vous devez analyser au clair les besoins de votre entreprise et connaître ce que vous avez réellement besoin. Il est également essentiel de définir les utilisateurs du logiciel pour savoir lequel est le mieux adapté à votre système, un logiciel en mono-poste ou bien en mode SaaS. Ensuite, il faut établir le budget que vous voulez engager pour l’achat du logiciel, à savoir que l’investissement d’une grosse somme pour avoir un logiciel ultra-performant n’est pas nécessaire si vous n’avez besoin que de certaines fonctionnalités. Enfin, il suffit de comparer les différentes offres proposées par les fournisseurs de solution de gestion.
Vérification des fonctionnalités proposées
Un logiciel de gestion de paie s’occupe effectivement de l’édition des bulletins de salaire des employés, de l’administration des promesses sociaux et du dispositif d'épargne collectif, d’assimilation automatique des écritures de paie dans la comptabilité, l’établissement des éventuels bordereaux pour la déclaration des charges sociales et la réalisation volontaire d’une télé-déclaration. La réalisation des documents administratifs tels que les contrats de travail, les promesses d’embauche, les certificats de travail, etc, sont aussi intégrés dans certains logiciels. Sans oublier la capacité d’élaborer tous types d’états et de statistiques. C’est à vous de définir les fonctions dont vous avez besoin.
Mises à jour et sécurisations des données
Il est indispensable de vérifier que le logiciel paie va continuellement bénéficier de mise à jour en fonction des modifications de législation, des taux ou des charges sociales, afin de réactualiser les données du logiciel.
Il en est de même pour la sécurisation des données de l’entreprise. Vous devez impérativement vous assurer que le logiciel fourni propose un fort système de protection afin d’éviter les pertes et le piratage des données commerciales, comptables et fiscales de votre entreprise.
En guise de conclusion, pour faire le choix qui convient parfaitement à votre entreprise, les éventuelles fonctionnalités sont indispensables à connaître. Par ailleurs, la pérennité du fournisseur du logiciel s’avère très importante pour pouvoir travailler, à le long terme, sur le même type d’outil.